OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011 Oběh dokladů


OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011 Oběh dokladů

Č.j.: 1026/11

V Praze dne 22. června 2011




OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011




Oběh dokladů








I. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ





Účetní doklad je originální písemnost, v níž se prvotně zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. Bez účetních dokladů nelze provést žádný účetní zápis, proto základní podmínkou řádně vedeného účetnictví je přesné a dochvilné vyhotovování účetních dokladů.                                                                                                                                                                                 


Účetní doklady rozdělujeme na doklady vnější - vznikají ve styku s jinými organizacemi a vnitřní – vyplývají z vnitřní činnosti účetní jednotky (Univerzity Karlovy v Praze).




Náležitosti účetních dokladů (§ 11 zákona č. 563/91 o účetnictví):


a) označení účetního dokladu,


b) obsah účetního dokladu a jeho účastníci,


c) peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,


d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,


e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,


f) podpisy odpovědných osob.




Každý doklad musí být před zaúčtováním řádně přezkoušen z hlediska formální správnosti – zda má doklad předepsané náležitosti a věcné správnosti – zda obsah dokladu odpovídá skutečnosti. Účetní doklady se přezkušují zásadně před zaúčtováním.




Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících účetních dokladů:


a) faktura přijatá,


b) faktura vydaná,


c) bankovní výpis,


d) příjmový pokladní doklad,


e) výdajový pokladní doklad,


f) příkaz k vyplacení zálohy,                 


g) cestovní příkaz – vyúčtování pracovní cesty tuzemské a zahraniční,


h) cestovní příkaz – vyúčtování tuzemské a zahraniční studijní cesty doktorandů KTF,


i) zápis o uvedení majetku do užívání,


j) zápis o vyřazení majetku,


k) rekapitulace mezd,


l) stipendia.







a) Faktura přijatá


1. Doklady v rámci fakulty přebírá kancelář děkana (podatelna). Pokud jsou doručeny přímo pracovníkovi, může převzetí potvrdit tento pracovník. Kancelář děkana nebo  příslušný pracovník předají faktury k likvidaci ekonomickému oddělení.


Termín: ihned


Provádí: asistentka děkana


               přebírající pracovník příslušného pracoviště




2. Ekonomické oddělení zajistí zaevidování faktury do knihy došlých faktur, provede kontrolu z hlediska formální správnosti. V případě nesprávných údajů vrátí zpět dodavateli. Faktuře vyhotoví průvodní list a předá příslušnému pracovišti.


Termín: ihned


                                                                                              Provádí: ekonom




3. Příslušné pracoviště provede kontrolu z hlediska věcné správnosti. Pokud má být zdrojem úhrady grant, výzkumný záměr, účelová dotace nebo jiné účelové prostředky, musí být tento zdroj uveden na faktuře spolu s podpisem hlavního řešitele. Příslušné pracoviště předá fakturu zpět ekonomickému oddělení, které prověří zdroj úhrady.


V případě faktury za knihy a časopisy je nutný také podpis odpovědného pracovníka knihovny, který stvrdí zápis publikace do příslušného seznamu knihovny.


Termín: do 2 dnů


Provádí: odpovědný pracovník příslušného pracoviště                                           


               a knihovny, řešitel             




4. Ekonomické oddělení fakturu zaúčtuje a po odsouhlasení tajemníkem proplatí.


Termín: dle termínu splatnosti  faktury


Provádí: ekonom, tajemník




5. Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







b) Faktura vydaná




1. Požadavek na vyhotovení faktury včetně podkladů schvaluje tajemník fakulty. Úplné podklady postoupí tajemník ekonomickému oddělení.


Termín: průběžně dle potřeby


Provádí: příslušné pracoviště, tajemník                                                       


2. Ekonomické oddělení vystaví fakturu, zaeviduje ji v knize vydaných faktur, zaúčtuje  a odešle odběrateli.


Termín: ihned po obdržení podkladů


Provádí: ekonom




3. Ekonomické oddělení sleduje dodržení lhůty splatnosti. Při event. nedodržení splatnosti postupuje dle          zákona.


Termín: dle splatnosti faktury


Provádí: ekonom




4. Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







c) Bankovní výpis




1. Doklad vystavuje banka. Termíny a způsob předání jsou upraveny ve smlouvě. Ekonom provede formální a věcnou kontrolu a zaúčtuje.


Termín: dle termínu měsíční uzávěrky


Provádí: ekonom




2. Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







d) Příjmový pokladní doklad




1. Doklad včetně stvrzenky vystavuje pokladní v okamžiku fyzického příjmu peněz do pokladny. Stvrzenku předá vkladateli. Z originálu dokladu musí vyplývat původ přijaté částky a její účel.


Termín: průběžně dle potřeby


Provádí: pokladní




2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekonomovi.


Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce


Provádí: pokladní




3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování.


Termín: před měsíční závěrkou


Provádí: ekonom






4.  Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







e) Výdajový pokladní doklad




1. Doklad vystavuje pokladní v jednom vyhotovení v okamžiku fyzického výdeje peněz z pokladny. Ten provádí na základě podkladů, které jsou schváleny příslušnými odpovědnými pracovníky:


- výplatnice mezd,


- faktura přijatá s dohodnutým způsobem výplaty v hotovosti,


- příkaz k vyplacení zálohy v hotovosti,


- vyúčtování služební cesty, cestovních náhrad,


- vyúčtování drobných nákupů a dalších plateb v hotovosti.


Termín: průběžně dle potřeby


Provádí: pokladní




2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekonomovi.


Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce


Provádí: pokladní




3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování.


Termín: před měsíční závěrkou


Provádí: ekonom




4. Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







f)   Příkaz k vyplacení zálohy



1. Záloha se poskytuje pověřenému pracovníkovi buď jako jednorázová pro konkrétní účel, nebo jako stálá na delší období s možností doplňovat průběžně odčerpané peněžní prostředky z pokladny do výše povolené zálohy.  Tajemníkem odsouhlasený příkaz se předá pokladní, která zajistí proplacení výdajovým pokladním dokladem (a dále ad e).


Termín: průběžně dle potřeby


Provádí: pokladní




2. Poskytnuté stálé zálohy jsou sledovány jmenovitě podle pracovníků.


Termín: průběžně dle potřeby


Provádí: ekonom




3. Pracovníci jsou povinni vyúčtovat uskutečněné výdaje tak, aby byla vždy dodržena časová souvislost. V případě stálé zálohy je třeba provádět pravidelné měsíční vyúčtování ve výši poskytnuté zálohy.


Termín: do posledního prac. dne běžného měsíce


Provádí: pracovník, kterému byla záloha poskytnuta







g) Cestovní  příkaz – vyúčtování pracovní cesty tuzemské a zahraniční




1. Pracovník vysílaný na pracovní cestu vyplní tiskopis  a v případě žádosti o poskytnutí zálohy uvede předpokládané výdaje na pracovní cestu.  Cestovní příkaz schvaluje:


a) pokud má být cestovné uhrazeno z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních         účelových prostředků, hlavní řešitel a přímý nadřízený.


b) v ostatních případech schvaluje cestu přímý nadřízený a děkan. Schválený příkaz předá pokladní.


Termín: min. 5 prac. dnů před nástupem na prac. cestu


Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu






2. Pokladní stanoví výši zálohy a provede její výplatu.


Termín: před nástupem na prac. cestu


Provádí: pokladní




3. Pracovník vyslaný na pracovní cestu provede vyúčtování cesty a přiloží doklady stanovené zákonem a předá ekonomovi.


Termín: do 10 prac. dnů po ukončení prac. cesty


Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu




4. Ekonom upraví vyúčtování a po schválení tajemníkem zajistí proplacení


Termín: do 10 prac. dnů po vyúčtování cesty (bod 3)


Provádí: ekonom









h) Cestovní příkaz – vyúčtování tuzemské a zahr. studijní cesty doktorandů KTF



1. Postupuje se dle bodu g).




2. U doktorandů se přímým nadřízeným rozumí školitel. Seznam doktorandů a jejich školitelů předá                oddělení pro vědu a vnější vztahy do 10 dnů po zápisu do doktorandského studia ekonomickému oddělení.


Termín: do 10 dnů po ukončení zápisů do DS


Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy






i) Zápis o uvedení majetku do užívání




1. Do agendy dlouhodobého majetku se zařazuje majetek, jehož pořizovací cena překročila 40.000,-- Kč u hmotného a 60.000,-- Kč u nehmotného majetku. Majetek, jehož cena se pohybuje v rozmezí

3.000,-- Kč až 40.000,-- Kč (resp. 60.000,-- Kč) se zařazuje do agendy drobného dlouhodobého majetku. Majetek, jehož pořizovací cena se pohybuje v rozmezí 1.000,-- Kč až 3.000,-- Kč, se zařazuje do agendy operativní evidence. Majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 1.000,-- Kč, se neeviduje.




2. Doklad je určen pro dokladování zařazení nově nabytého hmotného i nehmotného dlouhodobého majetku do používání. Doklad vystaví ekonomické oddělení a postoupí  k přejímacímu řízení.


Termín: bez zbytečného odkladu


Provádí: ekonom




3. V rámci přejímacího řízení majetek  převezmou příslušní odpovědní pracovníci a podepsané předají zpět ekonomickému oddělení.


Termín: ihned po ukončení přejímacího řízení


Provádí: odpovědný pracovník




4. Ekonomické oddělení provede zaúčtování majetku do používání.


Termín: do účetní závěrky měsíce, v kterém došlo


              k převzetí majetku do používání


Provádí: ekonom




5. Ukládání písemností.


Termín:  dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom

















j) Zápis o vyřazení majetku




1. Návrh na vyřazení podává školník-údržbář nebo pověřený pracovník zajišťující správu počítačové sítě likvidační komisi.


Termín: ihned po zjištění přebytečnosti nebo


               nepoužitelnosti


Provádí: příslušné pracoviště




2. Likvidační komise sepíše Zápis o vyřazení majetku s uvedením způsobu vyřazení. Po odsouhlasení  zápisu děkanem postupuje schváleným způsobem. Ten zaznamená do Zápisu, který předá ekonomickému oddělení.


Termín: bez zbytečného odkladu


Provádí: likvidační komise




3. Ekonomické oddělení zaúčtuje vyřazení majetku z užívání.


Termín: do termínu nejbližší účetní závěrky


Provádí: ekonom




4. Ukládání písemností.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







k)     Rekapitulace mezd



1. Na základě podkladů pro výpočet mezd zpracuje ekonom mzdy. Děkan schválí  celkovou rekapitulaci fakulty.  Ekonomické oddělení zajistí výplatu mezd pracovníkům.


Termín: dle výplatního termínu fakulty


Provádí: ekonom




2. Archivace mzdové uzávěrky a příslušných dokladů.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom




3. Archivace údajů potřebných pro účely důchodového pojištění.


Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK


Provádí: ekonom







l)   Stipendia




1. Doktorandská stipendia:


a) Ekonomické oddělení do 10ti dnů po zápisu do doktorandského studia obdrží jmenný seznam prezenčních studentů doktorských studijních programů, kterým má být stipendium vypláceno, s uvedením částky a bankovního spojení.


Termín: 10 dnů po zápisu do DS


Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy




b) Oddělení pro vědu a vnější vztahy hlásí ekonomickému oddělení veškeré změny ve vyplácení doktorandských stipendií včas, aby nedošlo k přeplatku nebo nedoplatku na stipendiu. 


Termín:  průběžně


Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy




c) Ekonomické oddělení zajistí pravidelné měsíční vyplácení.


Termín:  průběžně


Provádí: ekonom






2. Jiná stipendia (prospěchová, účelová, mimořádná) vyplatí rovněž ekonomické oddělení po obdržení „Rozhodnutí o přiznání stipendia“. Stipendia hrazená z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních účelových prostředků schvaluje řešitel a děkan. Stipendia hrazená z jiných zdrojů schvaluje děkan.


Termín: podle potřeby


Provádí: ekonom









II. OBĚH OSTATNÍCH DOKLADŮ




Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících  dokladů:


a)   žádanka o přepravu,


b)   objednávka,


c)   výpůjčka majetku,


d)   projekt, žádost o grant.






a) Žádanka o přepravu




      Používání služebního vozidla upravuje zvláštní směrnice.


                                                                                              Provádí: technickohospodářské oddělení







b) Objednávka




1. Objednávky zajišťující údržbu a provoz fakulty podepisuje tajemník, ostatní objednávky děkan.


                                                                                              Termín: podle potřeby


                                                                                              Provádí: tajemník, děkan






2. Pokud mají být objednané zboží nebo služby uhrazeny z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních účelových prostředků, musí být objednávka předem podepsána řešitelem a ekonomem, který prověří zdroj úhrady.


                                                                              Termín: před předložením k podpisu tajemníkovi nebo                                                                                                                                                                                   děkanovi


                                                                                              Provádí: řešitel, ekonom






3. Objednávky knih musí být kromě toho podepsány vedoucím knihovny, objednávky informačních technologií musí být kromě toho podepsány správcem sítě.


Termín: před předložením k podpisu tajemníkovi nebo   


              děkanovi    


                                                                                              Provádí: vedoucí knihovny, správce sítě


                                                                                                             





c) Výpůjčka majetku




Potřebuje-li zaměstnanec pro plnění svých povinností vůči zaměstnavateli zapůjčit fakultní majetek , sepíše ekonomické oddělení Smlouvu o výpůjčce, kterou podepisuje děkan.


                                                                                              Termín: podle potřeby


                                                                                              Provádí: ekonomické oddělení, děkan







d) Projekt, žádost o grant




1. Řešitel jakéhokoli projektu, výzkumného záměru, grantu apod. podávaného jménem KTF,    nejpozději 5 pracovních dnů před termínem odevzdání, předloží ekonomickému oddělení




k připomínkování ekonomickou část. Teprve poté předloží projekt děkanovi.


                                                                                    Termín: bez zbytečného odkladu 


Provádí: řešitel, ekonom



2. Kopie všech výše uvedených písemností podávaných jménem fakulty předá řešitel v papírové a elektronické podobě


a) jedná-li se o vědu - oddělení pro vědu, vnější a zahraniční vztahy.


Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu


Provádí: řešitel




b) jedná-li se o rozvoj – kanceláři děkana.


Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu


Provádí: řešitel








3. Ihned po kladném rozhodnutí o financování projektu předá Oddělení pro vědu, vnější a zahraniční vztahy nebo kancelář děkana kopii  projektu ekonomickému oddělení.


Termín: ihned po schválení


Provádí: oddělení pro vědu, vnější a zahr. vztahy,


              kancelář děkana


      






III. ZÁVĚR




Přílohy:


1. Seznam zkratek použitých v textu účetních operací nebo charakteristice dokladů.


2. Podpisové vzory a rozsah podpisových oprávnění.




Toto opatření ruší platnost předchozí směrnice týkající se oběhu dokladů a nabývá platnosti dnem podpisu.
























                                              




V Praze dne 22.6.2011

ThLic. Prokop Brož, Th.D.

děkan







Poslední změna: 6. listopad 2014 21:10 
Sdílet na:  
Váš názor
Kontakty

Katolická teologická fakulta

Univerzita Karlova

Thákurova 3, Praha 6, 160 00

IČO: 00216208 DIČ: CZ00216208

číslo účtu: 32034061/0100

Identifikátor datové schránky: piyj9b4


Další kontakty



Jak k nám