OPATŘENÍ DĚKANA č. 12/2007 Vnitřní kontrolní systém fakulty ****************************************************************************************** * OPATŘENÍ DĚKANA č. 12/2007 Vnitřní kontrolní systém fakulty ****************************************************************************************** Č.j. 1816/07                                                                               dne 9. července 2007 OPATŘENÍ DĚKANA č. 12/2007 Vnitřní kontrolní systém fakulty V souladu s ustanoveními čl. 7 odst. 1 a 2b Statutu Katolické teologické fakulty Univerzit vydávám následující pravidla pro tvorbu a zajištění vnitřního kontrolního systému fakulty. Část I. Úvodní ustanovení 1. Uspořádání a rozsah vnitřního kontrolního systému fakulty jako příjemce veřejné finančn z ustanovení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně někte platném znění a vyhlášky MF ČR č.416/2004 Sb., která stanoví podrobnosti o kontrolních pos upravuje strukturu, rozsah, postup, termíny a způsob předkládání zpráv o výsledcích finanč 2. Veřejnou finanční podporou jsou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další p poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu územního samosprávného celku, státního fondu, finančních aktiv, dále státní záruky, finanční podpora poskytnutá formou slevy na daních i osvobození od cla, prostředky poskytnuté z Národního fondu a jiné prostředky ze zahraničí základě mezinárodních smluv. 3. Fakulta jako příjemce veřejné finanční podpory (dále jen veřejné finanční prostředky) o správnost provedených finančních a majetkových operací, jejich soulad s právními předpisy, vnitřního kontrolního sytému a za dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelnost vynaložených prostředků, · hospodárností se rozumí použití veřejných finančních prostředků k zajištění stanovených nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných ú · účelností a efektivností se rozumí použití veřejných finančních prostředků, kterým se do možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynalož plnění. Část II Vnitřní kontrolní systém fakulty Vnitřní kontrolní systém fakulty zahrnuje: · finanční kontrolu zajišťovanou vedoucími pracovníky fakulty jako součást řízení · při přípravě hospodářských operací, · při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání, · při vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsl hospodaření, · interní audit jako organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocován účinnosti vnitřní kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací, · tematické kontrolní akce zaměřené na věcně a časově vymezené oblasti hospodářské činnost Čl. 1 Finanční kontrola 1. Hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat • dodržování právních předpisů a opatření děkana nebo tajemníka fakulty k hospodaření s ve prostředky, • zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostat zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním prostředky nebo trestnou činností, • včasné a spolehlivé informování o nakládání s veřejnými finančními prostředky, o provádě o jejich průkazném účetním zpracování, • hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných finančních prostředků v souladu s jej určením. 2. Vymezení pojmů finanční kontroly. · předběžná finanční kontrola předchází rozhodnutím o schválení použití veřejných finanční a spočívá v posouzení, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům, pravidlům · průběžná finanční kontrola spočívá v prověření zda · jsou dodržovány stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování hospodářských operací · se stanovené podmínky přizpůsobují průběhu uskutečňování hospodářských operací při změná právních provozních a jiných podmínek novým rizikům · se provádějí včas a přesně zápisy o uskutečňovaných hospodářských operacích · následná finanční kontrola spočívá v prověřování, zkoumání a vyhodnocení zda · hospodaření s veřejnými finančními prostředky věrně zobrazuje zdroje, stav a pohyb těcht smyslu zákona o účetnictví, · stanovené podmínky a postupy jsou v souladu s právními předpisy, · jsou plněna přijatá opatření · funkční zajištění finanční kontroly · příkazce operace - vedoucí útvaru nebo pracovník pověřený děkanem k nakládání s veřejným prostředky při realizaci hospodářských operací · správce rozpočtu - pracovník odpovědný za správu rozpočtu veřejných finančních prostředk fakulta disponuje · hlavní účetní - pracovník odpovědný za vedení účetnictví fakulty 3. Organizační zajištění finanční kontroly je dáno úpravou závazných postupů pro vystavová kontrolu a schvalování smluvních a účetních dokladů, hospodářských operací a pro kontrolu a efektivnosti při nakládání s veřejnými finančními prostředky. Závazné postupy a rozdělen odpovědnosti při provádění hospodářských operací obsahují zejména  • opatření děkana nebo tajemníka fakulty upravující oběh dokladů a dělbu pravomoci a odpov jednotlivými pracovišti • popisy pracovní činnosti případně pověření pracovníků, která stanoví rozdělení odpovědno při potvrzování a schvalování hospodářských operací Čl. 2 Interní audit 1. Interní audit zahrnuje zejména tyto činnosti • finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výka zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním, • audity systémů, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů orgánu veřejné správy pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků, • audity výkonu, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost op přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. 2. Interní audit zajišťuje funkčně nezávislý k tomu zvlášť pověřený zaměstnanec fakulty př děkanovi fakulty ( dále interní auditor ). 3. Interní auditor zajišťuje zpracování • plánů interního auditu na základě objektivního hodnocení rizik, která vyplývají ze stano fakulty, s přihlédnutím k výsledkům veřejnosprávní a jiné kontroly a ke zjištěním vnitřn systému. Plány interního auditu se zpracovávají na období · střednědobý plán se zpracovává na víceleté období a stanoví priority fakulty z hlediska výsledků činnosti interního auditu a předpokládaných záměrů a cílů · roční plán upřesňuje na základě střednědobého plánu rozsah, věcné zaměření a typ auditů, časové rozvržení a personální zajištění. • roční zprávy o provádění a vyhodnocování finančních kontrol za uplynulý rok, která zejmé · hodnotí obecnou kvalitu vnitřního kontrolního systému, · analyzuje výskyt závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost fakulty, včetn fungování vnitřního kontrolního systému, · předkládá doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti orgánu veřejné s vnitřního kontrolního systému. • jednotlivých interních auditů v souladu s ročním plánem. Čl. 3 Tematické kontrolní akce 1. Plán tematických kontrolních akcí tvoří věcné a časové vymezení jednotlivých kontrolníc následující rozpočtový rok. Jeho obsahem je předmět a cíl kontroly, určení kontrolovaných stanovení časového průběhu kontroly. Plán tematických kontrolních akcí navrhuje interní au děkan fakulty. 2. Každé kontrolní akci předchází přiměřená příprava, která je jedním z nezbytných předpok kvalifikované provedení. Součástí výchozí analýzy je výběr a stanovení kritérií pro hodnoc kontroly. Kontrolní skupinu ke kontrolní akci jmenuje děkan fakulty na základě návrhu inte 3. Při zahájení kontroly předloží vedoucí kontrolní skupiny kontrolované osobě pověření, s programem kontrolní akce a vyžádají si potřebnou součinnost. Pracovníci kontrolní skupiny při kontrole zjistit skutečný stav věcí, prokázat jej příslušnými doklady, porovnat zjiště stanovenými kritérii a případně doložit, které právní předpisy, resp. která jejich ustanov nebo nebyla dodržena. Mají přístup ke všem dokladům a písemnostem; jsou však povinni respe zájmy a práva kontrolovaných osob. O zjištěných skutečnostech musí zachovávat mlčenlivost. kontrolovaných osob je poskytnout při kontrole nezbytnou součinnost. 4. O kontrole pořizuje kontrolní skupina kontrolní protokol ( viz příloha č.1 ). Protokol kontroloři a po seznámení se s jeho obsahem vedoucí kontrolovaného útvaru. Proti protokolu kontrolované osoby podat písemnou formou zdůvodněné námitky. Rozhodnutí o námitkách je v p vedoucího kontrolní skupiny. Pokud vedoucí kontrolní skupiny námitkám nevyhoví, má kontrol odvolat se k děkanovi fakulty. 5. Na základě kontrolního protokolu a po zpracování námitek a příslušných dodatků jsou výs kontroly shrnuty a vyhodnoceny ve formě zápisu o uzavření kontrolní akce, který podepisuje kontrolní skupiny (viz příloha č.2). O ukončení kontrolní akce informuje vedoucí kontrolní fakulty samostatným zápisem (viz příloha č.3). 6. Návrh opatření k odstranění nedostatků předá vedoucí kontrolovaného útvaru odpovědný za která byla předmětem kontroly, k projednání na kolegiu děkana a poté schválení děkanovi fa Část III Přechodná a závěrečná ustanovení 1. Útvary odpovědnými za kontrolu dodržování tohoto opatření je tajemník, interní auditor oddělení v rozsahu svěřených kompetencí. 2. Toto opatření děkana nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu.                                                                                   Prof. Ph Armbruster                                                                                            děkan Příloha č.1 P R O T O K O L  ke kontrolní akci č. ........................ o výsledku kontroly (uveď název prováděné kontroly)………………………………………… kterou provedli: (uveď jména a příjmení kontrolních pracovníků)                    ........................................................................................                     ........................................................................................ v době od ………………… do ………………….. v kontrolovaném objektu: ................................................................................. Při kontrole provedené podle schváleného programu bylo zjištěno: Uvádí se pravdivě,  objektivně,  adresně,  stručně a  srozumitelně všechny okolnosti, kter vznik a trvání nedostatků a označení ustanovení právních předpisů,  které byly porušeny. K   popíše skutečný stav věcí a doloží nezbytnými  doklady popř. výpočty apod.  V ………………………  Jména a příjmení kontrolních pracovníků:                                          Podpisy: ................................................................            ........................................ ................................................................            ........................................ S protokolem jsem byl(a) seznámen(a) a poučen(a) o právu podat námitky ve lhůtě do15 dnů v kontrolní skupiny. ……………………………………………..                     ………………......    .......……....…                    vedoucího pracovníka                                  podpis                     datum  Poznámka: · V případě, že vedoucí pracovník nebo pověřený zaměstnanec odmítne seznámit se s ”PROTOKO kontrolní pracovník, že tím ztrácí možnost podat námitky. · V případě, že se vedoucí pracovník nebo pověřený zaměstnanec s ”PROTOKOLEM” seznámí, ale   podepsat, zaznamená se tato skutečnost do protokolu s uvedením data,  kdy byl vedoucí pr pověřený  zaměstnanec s protokolem seznámen. Od toho dne běží lhůta k podání námitek. Protokol byl vyhotoven v ……. výtiscích. Výtisk č. ….. pro statutárního zástupce nebo pověř Předal kontrolní pracovník: .............................................................................   Převzal vedoucí pracovník, nebo pověřený  zaměstnanec: ..............................      Příloha č.2 ZÁPIS  O UZAVŘENÍ KONTROLNÍ AKCE č. ................ Název kontrolní akce: .................................................................................... Cíl kontroly: ................................................................................ .......................................................................................... .......................................................................................... Průběh kontroly: ................................................................................ .......................................................................................... .......................................................................................... Kontrolní skupina ve složení vedoucí: ............................................................................     členové: ............................................................................                             Popis nedostatků a jejich náprava (Uvedou se výstižnou a stručnou formou zjištěné nedostat způsobem budou napraveny): .................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ..........................................................................................                         Souhrn podkladů ke kontrolní akci je uložen v archívu fakulty.   Skartační znak: ……….. Skartovat ke dni: …………………… Protokol ke kontrolní akci byl předán k datu:  ............................. Uzavření kontroly bylo provedeno k datu: ...................................                         Datum: ...........................                                                              ……………………………….                      ………………………..                                            Vedoucí kontrolní skupiny                               podpis Příloha č.3                                                                                            Ludvík Armbruster                                                                                                                                                                                       Karlova v Praze                                                                                            teologická fakulta                                                                                                                                                                                       Věc: Oznámení o ukončení kontrolní akce č. .................. Oznamujeme Vám ukončení kontrolní akce: V útvaru: ........................................................ Ke dni: ............................................................ Z kontrolní akce byl pořízen písemný materiál, který obsahuje níže uvedená kontrolní zjišt Vedoucí pracoviště byl seznámen s celkovým materiálem a převzal stejnopis Protokolu ke kon č………………….. a Zápis o uzavření kontrolní akce. K zjištěným nedostatkům vydá adresná a termí nápravě, která předloží k projednání  kolegiu děkana a poté ke schválení. V Praze dne ....................                                                                                    ...........................................................                                                                                            kontrolní skupiny Přílohy dle textu