OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011 Oběh dokladů ****************************************************************************************** * OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011 Oběh dokladů ****************************************************************************************** Č.j.: 1026/11 V Praze dne 22. června 2011 OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011 Oběh dokladů *========================================================================================= * I. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ *========================================================================================= Účetní doklad je originální písemnost, v níž se prvotně zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. Bez účetních dokladů nelze provést žádný účetní zápis, proto základní podmínkou řádně vedeného účetnictví je přesné a dochvilné vyhotovování účetních dokladů.                                                                                              Účetní doklady rozdělujeme na doklady vnější - vznikají ve styku s jinými organizacemi a v vyplývají z vnitřní činnosti účetní jednotky (Univerzity Karlovy v Praze). Náležitosti účetních dokladů (§ 11 zákona č. 563/91 o účetnictví): a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního dokladu a jeho účastníci, c) peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního do f) podpisy odpovědných osob. Každý doklad musí být před zaúčtováním řádně přezkoušen z hlediska formální správnosti – z předepsané náležitosti a věcné správnosti – zda obsah dokladu odpovídá skutečnosti. Účetní přezkušují zásadně před zaúčtováním. Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících účetních dokladů: a) faktura přijatá, b) faktura vydaná, c) bankovní výpis, d) příjmový pokladní doklad, e) výdajový pokladní doklad, f) příkaz k vyplacení zálohy,                  g) cestovní příkaz – vyúčtování pracovní cesty tuzemské a zahraniční, h) cestovní příkaz – vyúčtování tuzemské a zahraniční studijní cesty doktorandů KTF, i) zápis o uvedení majetku do užívání, j) zápis o vyřazení majetku, k) rekapitulace mezd, l) stipendia. ------------------------------------------------------------------------------------------ a) Faktura přijatá ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Doklady v rámci fakulty přebírá kancelář děkana (podatelna). Pokud jsou doručeny přímo může převzetí potvrdit tento pracovník. Kancelář děkana nebo  příslušný pracovník předají likvidaci ekonomickému oddělení. Termín: ihned Provádí: asistentka děkana                přebírající pracovník příslušného pracoviště 2. Ekonomické oddělení zajistí zaevidování faktury do knihy došlých faktur, provede kontro formální správnosti. V případě nesprávných údajů vrátí zpět dodavateli. Faktuře vyhotoví p předá příslušnému pracovišti. Termín: ihned                                                                                            ekonom 3. Příslušné pracoviště provede kontrolu z hlediska věcné správnosti. Pokud má být zdrojem výzkumný záměr, účelová dotace nebo jiné účelové prostředky, musí být tento zdroj uveden n s podpisem hlavního řešitele. Příslušné pracoviště předá fakturu zpět ekonomickému oddělen zdroj úhrady. V případě faktury za knihy a časopisy je nutný také podpis odpovědného pracovníka knihovny zápis publikace do příslušného seznamu knihovny. Termín: do 2 dnů Provádí: odpovědný pracovník příslušného pracoviště                                                       a knihovny, řešitel              4. Ekonomické oddělení fakturu zaúčtuje a po odsouhlasení tajemníkem proplatí. Termín: dle termínu splatnosti  faktury Provádí: ekonom, tajemník 5. Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ b) Faktura vydaná ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Požadavek na vyhotovení faktury včetně podkladů schvaluje tajemník fakulty. Úplné podkl tajemník ekonomickému oddělení. Termín: průběžně dle potřeby Provádí: příslušné pracoviště, tajemník                                                    2. Ekonomické oddělení vystaví fakturu, zaeviduje ji v knize vydaných faktur, zaúčtuje  a odběrateli. Termín: ihned po obdržení podkladů Provádí: ekonom 3. Ekonomické oddělení sleduje dodržení lhůty splatnosti. Při event. nedodržení splatnosti          zákona. Termín: dle splatnosti faktury Provádí: ekonom 4. Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ c) Bankovní výpis ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Doklad vystavuje banka. Termíny a způsob předání jsou upraveny ve smlouvě. Ekonom prove věcnou kontrolu a zaúčtuje. Termín: dle termínu měsíční uzávěrky Provádí: ekonom 2. Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ d) Příjmový pokladní doklad ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Doklad včetně stvrzenky vystavuje pokladní v okamžiku fyzického příjmu peněz do pokladn předá vkladateli. Z originálu dokladu musí vyplývat původ přijaté částky a její účel. Termín: průběžně dle potřeby Provádí: pokladní 2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekon Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce Provádí: pokladní 3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování. Termín: před měsíční závěrkou Provádí: ekonom 4.  Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ e) Výdajový pokladní doklad ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Doklad vystavuje pokladní v jednom vyhotovení v okamžiku fyzického výdeje peněz z pokla na základě podkladů, které jsou schváleny příslušnými odpovědnými pracovníky: - výplatnice mezd, - faktura přijatá s dohodnutým způsobem výplaty v hotovosti, - příkaz k vyplacení zálohy v hotovosti, - vyúčtování služební cesty, cestovních náhrad, - vyúčtování drobných nákupů a dalších plateb v hotovosti. Termín: průběžně dle potřeby Provádí: pokladní 2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekon Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce Provádí: pokladní 3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování. Termín: před měsíční závěrkou Provádí: ekonom 4. Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ f)   Příkaz k vyplacení zálohy ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Záloha se poskytuje pověřenému pracovníkovi buď jako jednorázová pro konkrétní účel, ne delší období s možností doplňovat průběžně odčerpané peněžní prostředky z pokladny do výše   Tajemníkem odsouhlasený příkaz se předá pokladní, která zajistí proplacení výdajovým pok (a dále ad e). Termín: průběžně dle potřeby Provádí: pokladní 2. Poskytnuté stálé zálohy jsou sledovány jmenovitě podle pracovníků. Termín: průběžně dle potřeby Provádí: ekonom 3. Pracovníci jsou povinni vyúčtovat uskutečněné výdaje tak, aby byla vždy dodržena časová případě stálé zálohy je třeba provádět pravidelné měsíční vyúčtování ve výši poskytnuté zá Termín: do posledního prac. dne běžného měsíce Provádí: pracovník, kterému byla záloha poskytnuta ------------------------------------------------------------------------------------------ g) Cestovní  příkaz – vyúčtování pracovní cesty tuzemské a zahraniční ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Pracovník vysílaný na pracovní cestu vyplní tiskopis  a v případě žádosti o poskytnutí předpokládané výdaje na pracovní cestu.  Cestovní příkaz schvaluje: a) pokud má být cestovné uhrazeno z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatníc         účelových prostředků, hlavní řešitel a přímý nadřízený. b) v ostatních případech schvaluje cestu přímý nadřízený a děkan. Schválený příkaz předá p Termín: min. 5 prac. dnů před nástupem na prac. cestu Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu 2. Pokladní stanoví výši zálohy a provede její výplatu. Termín: před nástupem na prac. cestu Provádí: pokladní 3. Pracovník vyslaný na pracovní cestu provede vyúčtování cesty a přiloží doklady stanoven ekonomovi. Termín: do 10 prac. dnů po ukončení prac. cesty Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu 4. Ekonom upraví vyúčtování a po schválení tajemníkem zajistí proplacení Termín: do 10 prac. dnů po vyúčtování cesty (bod 3) Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ h) Cestovní příkaz – vyúčtování tuzemské a zahr. studijní cesty doktorandů KTF ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Postupuje se dle bodu g). 2. U doktorandů se přímým nadřízeným rozumí školitel. Seznam doktorandů a jejich školitelů předá                oddělení pro vědu a vnější vztahy do 10 dnů po zápisu do doktorandské ekonomickému oddělení. Termín: do 10 dnů po ukončení zápisů do DS Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy ------------------------------------------------------------------------------------------ i) Zápis o uvedení majetku do užívání ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Do agendy dlouhodobého majetku se zařazuje majetek, jehož pořizovací cena překročila 40 hmotného a 60.000,-- Kč u nehmotného majetku. Majetek, jehož cena se pohybuje v rozmezí 3.000,-- Kč až 40.000,-- Kč (resp. 60.000,-- Kč) se zařazuje do agendy drobného dlouhodobé Majetek, jehož pořizovací cena se pohybuje v rozmezí 1.000,-- Kč až 3.000,-- Kč, se zařazu operativní evidence. Majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 1.000,-- Kč, se neeviduje 2. Doklad je určen pro dokladování zařazení nově nabytého hmotného i nehmotného dlouhodobé používání. Doklad vystaví ekonomické oddělení a postoupí  k přejímacímu řízení. Termín: bez zbytečného odkladu Provádí: ekonom 3. V rámci přejímacího řízení majetek  převezmou příslušní odpovědní pracovníci a podepsan ekonomickému oddělení. Termín: ihned po ukončení přejímacího řízení Provádí: odpovědný pracovník 4. Ekonomické oddělení provede zaúčtování majetku do používání. Termín: do účetní závěrky měsíce, v kterém došlo               k převzetí majetku do používání Provádí: ekonom 5. Ukládání písemností. Termín:  dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ j) Zápis o vyřazení majetku ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Návrh na vyřazení podává školník-údržbář nebo pověřený pracovník zajišťující správu poč likvidační komisi. Termín: ihned po zjištění přebytečnosti nebo                nepoužitelnosti Provádí: příslušné pracoviště 2. Likvidační komise sepíše Zápis o vyřazení majetku s uvedením způsobu vyřazení. Po odsou děkanem postupuje schváleným způsobem. Ten zaznamená do Zápisu, který předá ekonomickému o Termín: bez zbytečného odkladu Provádí: likvidační komise 3. Ekonomické oddělení zaúčtuje vyřazení majetku z užívání. Termín: do termínu nejbližší účetní závěrky Provádí: ekonom 4. Ukládání písemností. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ k)     Rekapitulace mezd ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Na základě podkladů pro výpočet mezd zpracuje ekonom mzdy. Děkan schválí  celkovou reka   Ekonomické oddělení zajistí výplatu mezd pracovníkům. Termín: dle výplatního termínu fakulty Provádí: ekonom 2. Archivace mzdové uzávěrky a příslušných dokladů. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom 3. Archivace údajů potřebných pro účely důchodového pojištění. Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK Provádí: ekonom ------------------------------------------------------------------------------------------ l)   Stipendia ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Doktorandská stipendia: a) Ekonomické oddělení do 10ti dnů po zápisu do doktorandského studia obdrží jmenný seznam studentů doktorských studijních programů, kterým má být stipendium vypláceno, s uvedením č bankovního spojení. Termín: 10 dnů po zápisu do DS Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy b) Oddělení pro vědu a vnější vztahy hlásí ekonomickému oddělení veškeré změny ve vyplácen stipendií včas, aby nedošlo k přeplatku nebo nedoplatku na stipendiu.  Termín:  průběžně Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy c) Ekonomické oddělení zajistí pravidelné měsíční vyplácení. Termín:  průběžně Provádí: ekonom 2. Jiná stipendia (prospěchová, účelová, mimořádná) vyplatí rovněž ekonomické oddělení po „Rozhodnutí o přiznání stipendia“. Stipendia hrazená z grantů, výzkumných záměrů, účelovýc ostatních účelových prostředků schvaluje řešitel a děkan. Stipendia hrazená z jiných zdroj děkan. Termín: podle potřeby Provádí: ekonom *========================================================================================= * II. OBĚH OSTATNÍCH DOKLADŮ *========================================================================================= Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících  dokladů: a)   žádanka o přepravu, b)   objednávka, c)   výpůjčka majetku, d)   projekt, žádost o grant. ------------------------------------------------------------------------------------------ a) Žádanka o přepravu ------------------------------------------------------------------------------------------       Používání služebního vozidla upravuje zvláštní směrnice.                                                                                            technickohospodářské oddělení ------------------------------------------------------------------------------------------ b) Objednávka ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Objednávky zajišťující údržbu a provoz fakulty podepisuje tajemník, ostatní objednávky                                                                                            potřeby                                                                                            tajemník, děkan 2. Pokud mají být objednané zboží nebo služby uhrazeny z grantů, výzkumných záměrů, účelov ostatních účelových prostředků, musí být objednávka předem podepsána řešitelem a ekonomem, zdroj úhrady.                                                                               Termín: před podpisu tajemníkovi nebo                                                                                                                                                                                                                                                         řešitel, ekonom 3. Objednávky knih musí být kromě toho podepsány vedoucím knihovny, objednávky informačníc musí být kromě toho podepsány správcem sítě. Termín: před předložením k podpisu tajemníkovi nebo                  děkanovi                                                                                                vedoucí knihovny, správce sítě                                                                                            ------------------------------------------------------------------------------------------ c) Výpůjčka majetku ------------------------------------------------------------------------------------------ Potřebuje-li zaměstnanec pro plnění svých povinností vůči zaměstnavateli zapůjčit fakultní ekonomické oddělení Smlouvu o výpůjčce, kterou podepisuje děkan.                                                                                            potřeby                                                                                            ekonomické oddělení, děkan ------------------------------------------------------------------------------------------ d) Projekt, žádost o grant ------------------------------------------------------------------------------------------ 1. Řešitel jakéhokoli projektu, výzkumného záměru, grantu apod. podávaného jménem KTF,    pracovních dnů před termínem odevzdání, předloží ekonomickému oddělení k připomínkování ekonomickou část. Teprve poté předloží projekt děkanovi.                                                                                     Termín odkladu  Provádí: řešitel, ekonom 2. Kopie všech výše uvedených písemností podávaných jménem fakulty předá řešitel v papírov podobě a) jedná-li se o vědu - oddělení pro vědu, vnější a zahraniční vztahy. Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu Provádí: řešitel b) jedná-li se o rozvoj – kanceláři děkana. Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu Provádí: řešitel 3. Ihned po kladném rozhodnutí o financování projektu předá Oddělení pro vědu, vnější a za nebo kancelář děkana kopii  projektu ekonomickému oddělení. Termín: ihned po schválení Provádí: oddělení pro vědu, vnější a zahr. vztahy,               kancelář děkana        *========================================================================================= * III. ZÁVĚR *========================================================================================= Přílohy: 1. Seznam zkratek použitých v textu účetních operací nebo charakteristice dokladů. 2. Podpisové vzory a rozsah podpisových oprávnění. Toto opatření ruší platnost předchozí směrnice týkající se oběhu dokladů a nabývá platnost                                                V Praze dne 22.6.2011 ThLic. Prokop Brož, Th.D. děkan