Č.j.: 1026/11
V Praze dne 22. června 2011
OPATŘENÍ DĚKANA č. 8/2011
Oběh dokladů
Účetní doklad je originální písemnost, v níž se prvotně zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. Bez účetních dokladů nelze provést žádný účetní zápis, proto základní podmínkou řádně vedeného účetnictví je přesné a dochvilné vyhotovování účetních dokladů.
Účetní doklady rozdělujeme na doklady vnější - vznikají ve styku s jinými organizacemi a vnitřní – vyplývají z vnitřní činnosti účetní jednotky (Univerzity Karlovy v Praze).
Náležitosti účetních dokladů (§ 11 zákona č. 563/91 o účetnictví):
a) označení účetního dokladu,
b) obsah účetního dokladu a jeho účastníci,
c) peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
f) podpisy odpovědných osob.
Každý doklad musí být před zaúčtováním řádně přezkoušen z hlediska formální správnosti – zda má doklad předepsané náležitosti a věcné správnosti – zda obsah dokladu odpovídá skutečnosti. Účetní doklady se přezkušují zásadně před zaúčtováním.
Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících účetních dokladů:
a) faktura přijatá,
b) faktura vydaná,
c) bankovní výpis,
d) příjmový pokladní doklad,
e) výdajový pokladní doklad,
f) příkaz k vyplacení zálohy,
g) cestovní příkaz – vyúčtování pracovní cesty tuzemské a zahraniční,
h) cestovní příkaz – vyúčtování tuzemské a zahraniční studijní cesty doktorandů KTF,
i) zápis o uvedení majetku do užívání,
j) zápis o vyřazení majetku,
k) rekapitulace mezd,
l) stipendia.
1. Doklady v rámci fakulty přebírá kancelář děkana (podatelna). Pokud jsou doručeny přímo pracovníkovi, může převzetí potvrdit tento pracovník. Kancelář děkana nebo příslušný pracovník předají faktury k likvidaci ekonomickému oddělení.
Termín: ihned
Provádí: asistentka děkana
přebírající pracovník příslušného pracoviště
2. Ekonomické oddělení zajistí zaevidování faktury do knihy došlých faktur, provede kontrolu z hlediska formální správnosti. V případě nesprávných údajů vrátí zpět dodavateli. Faktuře vyhotoví průvodní list a předá příslušnému pracovišti.
Termín: ihned
Provádí: ekonom
3. Příslušné pracoviště provede kontrolu z hlediska věcné správnosti. Pokud má být zdrojem úhrady grant, výzkumný záměr, účelová dotace nebo jiné účelové prostředky, musí být tento zdroj uveden na faktuře spolu s podpisem hlavního řešitele. Příslušné pracoviště předá fakturu zpět ekonomickému oddělení, které prověří zdroj úhrady.
V případě faktury za knihy a časopisy je nutný také podpis odpovědného pracovníka knihovny, který stvrdí zápis publikace do příslušného seznamu knihovny.
Termín: do 2 dnů
Provádí: odpovědný pracovník příslušného pracoviště
a knihovny, řešitel
4. Ekonomické oddělení fakturu zaúčtuje a po odsouhlasení tajemníkem proplatí.
Termín: dle termínu splatnosti faktury
Provádí: ekonom, tajemník
5. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Požadavek na vyhotovení faktury včetně podkladů schvaluje tajemník fakulty. Úplné podklady postoupí tajemník ekonomickému oddělení.
Termín: průběžně dle potřeby
Provádí: příslušné pracoviště, tajemník
2. Ekonomické oddělení vystaví fakturu, zaeviduje ji v knize vydaných faktur, zaúčtuje a odešle odběrateli.
Termín: ihned po obdržení podkladů
Provádí: ekonom
3. Ekonomické oddělení sleduje dodržení lhůty splatnosti. Při event. nedodržení splatnosti postupuje dle zákona.
Termín: dle splatnosti faktury
Provádí: ekonom
4. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Doklad vystavuje banka. Termíny a způsob předání jsou upraveny ve smlouvě. Ekonom provede formální a věcnou kontrolu a zaúčtuje.
Termín: dle termínu měsíční uzávěrky
Provádí: ekonom
2. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Doklad včetně stvrzenky vystavuje pokladní v okamžiku fyzického příjmu peněz do pokladny. Stvrzenku předá vkladateli. Z originálu dokladu musí vyplývat původ přijaté částky a její účel.
Termín: průběžně dle potřeby
Provádí: pokladní
2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekonomovi.
Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce
Provádí: pokladní
3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování.
Termín: před měsíční závěrkou
Provádí: ekonom
4. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Doklad vystavuje pokladní v jednom vyhotovení v okamžiku fyzického výdeje peněz z pokladny. Ten provádí na základě podkladů, které jsou schváleny příslušnými odpovědnými pracovníky:
- výplatnice mezd,
- faktura přijatá s dohodnutým způsobem výplaty v hotovosti,
- příkaz k vyplacení zálohy v hotovosti,
- vyúčtování služební cesty, cestovních náhrad,
- vyúčtování drobných nákupů a dalších plateb v hotovosti.
Termín: průběžně dle potřeby
Provádí: pokladní
2. Pokladní zapíše doklad do pokladní knihy a předá spolu s měsíční závěrkou pokladny ekonomovi.
Termín: do 3. pracovního dne následujícího měsíce
Provádí: pokladní
3. Ekonom provede na základě přiložených podkladů po schválení tajemníkem zaúčtování.
Termín: před měsíční závěrkou
Provádí: ekonom
4. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Záloha se poskytuje pověřenému pracovníkovi buď jako jednorázová pro konkrétní účel, nebo jako stálá na delší období s možností doplňovat průběžně odčerpané peněžní prostředky z pokladny do výše povolené zálohy. Tajemníkem odsouhlasený příkaz se předá pokladní, která zajistí proplacení výdajovým pokladním dokladem (a dále ad e).
Termín: průběžně dle potřeby
Provádí: pokladní
2. Poskytnuté stálé zálohy jsou sledovány jmenovitě podle pracovníků.
Termín: průběžně dle potřeby
Provádí: ekonom
3. Pracovníci jsou povinni vyúčtovat uskutečněné výdaje tak, aby byla vždy dodržena časová souvislost. V případě stálé zálohy je třeba provádět pravidelné měsíční vyúčtování ve výši poskytnuté zálohy.
Termín: do posledního prac. dne běžného měsíce
Provádí: pracovník, kterému byla záloha poskytnuta
1. Pracovník vysílaný na pracovní cestu vyplní tiskopis a v případě žádosti o poskytnutí zálohy uvede předpokládané výdaje na pracovní cestu. Cestovní příkaz schvaluje:
a) pokud má být cestovné uhrazeno z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních účelových prostředků, hlavní řešitel a přímý nadřízený.
b) v ostatních případech schvaluje cestu přímý nadřízený a děkan. Schválený příkaz předá pokladní.
Termín: min. 5 prac. dnů před nástupem na prac. cestu
Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu
2. Pokladní stanoví výši zálohy a provede její výplatu.
Termín: před nástupem na prac. cestu
Provádí: pokladní
3. Pracovník vyslaný na pracovní cestu provede vyúčtování cesty a přiloží doklady stanovené zákonem a předá ekonomovi.
Termín: do 10 prac. dnů po ukončení prac. cesty
Provádí: pracovník vyslaný na prac. cestu
4. Ekonom upraví vyúčtování a po schválení tajemníkem zajistí proplacení
Termín: do 10 prac. dnů po vyúčtování cesty (bod 3)
Provádí: ekonom
1. Postupuje se dle bodu g).
2. U doktorandů se přímým nadřízeným rozumí školitel. Seznam doktorandů a jejich školitelů předá oddělení pro vědu a vnější vztahy do 10 dnů po zápisu do doktorandského studia ekonomickému oddělení.
Termín: do 10 dnů po ukončení zápisů do DS
Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy
1. Do agendy dlouhodobého majetku se zařazuje majetek, jehož pořizovací cena překročila 40.000,-- Kč u hmotného a 60.000,-- Kč u nehmotného majetku. Majetek, jehož cena se pohybuje v rozmezí
3.000,-- Kč až 40.000,-- Kč (resp. 60.000,-- Kč) se zařazuje do agendy drobného dlouhodobého majetku. Majetek, jehož pořizovací cena se pohybuje v rozmezí 1.000,-- Kč až 3.000,-- Kč, se zařazuje do agendy operativní evidence. Majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 1.000,-- Kč, se neeviduje.
2. Doklad je určen pro dokladování zařazení nově nabytého hmotného i nehmotného dlouhodobého majetku do používání. Doklad vystaví ekonomické oddělení a postoupí k přejímacímu řízení.
Termín: bez zbytečného odkladu
Provádí: ekonom
3. V rámci přejímacího řízení majetek převezmou příslušní odpovědní pracovníci a podepsané předají zpět ekonomickému oddělení.
Termín: ihned po ukončení přejímacího řízení
Provádí: odpovědný pracovník
4. Ekonomické oddělení provede zaúčtování majetku do používání.
Termín: do účetní závěrky měsíce, v kterém došlo
k převzetí majetku do používání
Provádí: ekonom
5. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Návrh na vyřazení podává školník-údržbář nebo pověřený pracovník zajišťující správu počítačové sítě likvidační komisi.
Termín: ihned po zjištění přebytečnosti nebo
nepoužitelnosti
Provádí: příslušné pracoviště
2. Likvidační komise sepíše Zápis o vyřazení majetku s uvedením způsobu vyřazení. Po odsouhlasení zápisu děkanem postupuje schváleným způsobem. Ten zaznamená do Zápisu, který předá ekonomickému oddělení.
Termín: bez zbytečného odkladu
Provádí: likvidační komise
3. Ekonomické oddělení zaúčtuje vyřazení majetku z užívání.
Termín: do termínu nejbližší účetní závěrky
Provádí: ekonom
4. Ukládání písemností.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Na základě podkladů pro výpočet mezd zpracuje ekonom mzdy. Děkan schválí celkovou rekapitulaci fakulty. Ekonomické oddělení zajistí výplatu mezd pracovníkům.
Termín: dle výplatního termínu fakulty
Provádí: ekonom
2. Archivace mzdové uzávěrky a příslušných dokladů.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
3. Archivace údajů potřebných pro účely důchodového pojištění.
Termín: dle vnitřních archivních předpisů UK
Provádí: ekonom
1. Doktorandská stipendia:
a) Ekonomické oddělení do 10ti dnů po zápisu do doktorandského studia obdrží jmenný seznam prezenčních studentů doktorských studijních programů, kterým má být stipendium vypláceno, s uvedením částky a bankovního spojení.
Termín: 10 dnů po zápisu do DS
Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy
b) Oddělení pro vědu a vnější vztahy hlásí ekonomickému oddělení veškeré změny ve vyplácení doktorandských stipendií včas, aby nedošlo k přeplatku nebo nedoplatku na stipendiu.
Termín: průběžně
Provádí: oddělení pro vědu a vnější vztahy
c) Ekonomické oddělení zajistí pravidelné měsíční vyplácení.
Termín: průběžně
Provádí: ekonom
2. Jiná stipendia (prospěchová, účelová, mimořádná) vyplatí rovněž ekonomické oddělení po obdržení „Rozhodnutí o přiznání stipendia“. Stipendia hrazená z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních účelových prostředků schvaluje řešitel a děkan. Stipendia hrazená z jiných zdrojů schvaluje děkan.
Termín: podle potřeby
Provádí: ekonom
Tato směrnice stanoví oběh a zpracování následujících dokladů:
a) žádanka o přepravu,
b) objednávka,
c) výpůjčka majetku,
d) projekt, žádost o grant.
Používání služebního vozidla upravuje zvláštní směrnice.
Provádí: technickohospodářské oddělení
1. Objednávky zajišťující údržbu a provoz fakulty podepisuje tajemník, ostatní objednávky děkan.
Termín: podle potřeby
Provádí: tajemník, děkan
2. Pokud mají být objednané zboží nebo služby uhrazeny z grantů, výzkumných záměrů, účelových dotací a ostatních účelových prostředků, musí být objednávka předem podepsána řešitelem a ekonomem, který prověří zdroj úhrady.
Termín: před předložením k podpisu tajemníkovi nebo děkanovi
Provádí: řešitel, ekonom
3. Objednávky knih musí být kromě toho podepsány vedoucím knihovny, objednávky informačních technologií musí být kromě toho podepsány správcem sítě.
Termín: před předložením k podpisu tajemníkovi nebo
děkanovi
Provádí: vedoucí knihovny, správce sítě
Potřebuje-li zaměstnanec pro plnění svých povinností vůči zaměstnavateli zapůjčit fakultní majetek , sepíše ekonomické oddělení Smlouvu o výpůjčce, kterou podepisuje děkan.
Termín: podle potřeby
Provádí: ekonomické oddělení, děkan
1. Řešitel jakéhokoli projektu, výzkumného záměru, grantu apod. podávaného jménem KTF, nejpozději 5 pracovních dnů před termínem odevzdání, předloží ekonomickému oddělení
k připomínkování ekonomickou část. Teprve poté předloží projekt děkanovi.
Termín: bez zbytečného odkladu
Provádí: řešitel, ekonom
2. Kopie všech výše uvedených písemností podávaných jménem fakulty předá řešitel v papírové a elektronické podobě
a) jedná-li se o vědu - oddělení pro vědu, vnější a zahraniční vztahy.
Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu
Provádí: řešitel
b) jedná-li se o rozvoj – kanceláři děkana.
Termín: ihned po odevzdání projektu či grantu
Provádí: řešitel
3. Ihned po kladném rozhodnutí o financování projektu předá Oddělení pro vědu, vnější a zahraniční vztahy nebo kancelář děkana kopii projektu ekonomickému oddělení.
Termín: ihned po schválení
Provádí: oddělení pro vědu, vnější a zahr. vztahy,
kancelář děkana
Přílohy:
1. Seznam zkratek použitých v textu účetních operací nebo charakteristice dokladů.
2. Podpisové vzory a rozsah podpisových oprávnění.
Toto opatření ruší platnost předchozí směrnice týkající se oběhu dokladů a nabývá platnosti dnem podpisu.
V Praze dne 22.6.2011
ThLic. Prokop Brož, Th.D.
děkan
Katolická teologická fakulta Univerzity Karlovy
Thákurova 3, Praha 6, 160 00
IČO: 00216208 DIČ: CZ00216208
číslo účtu: 32034061/0100
Identifikátor datové schránky: piyj9b4
